Una asignatura pendiente

Administración del tiempo

Arnulfo Urrutia
Empleo casi no hay, pero
trabajo hay en p...

Un amigo mío parece ser la persona con más suerte que he conocido. De hecho, acaba de heredar una gran cantidad de dinero. Cada día a las 12:01 a.m. se le depositan automáticamente US$1,440.00 (mil cuatrocientos cuarenta dólares) a su cuenta de cheques, para utilizar este dinero como él quiera; lo puede invertir cuidadosamente o despilfarrarlo sin remordimientos. Sin embargo, esta herencia funciona bajo términos y condiciones fijas:

1. Antes de las 8:00 a.m. se le deducen automáticamente US$480.00

2. Cada hora que pasa se descuentan U$60.00, adicionales.

3. Y… algo muy importante: no puede haber saldo en la cuenta al final del día. La cuenta debe quedar en cero.

¿Si ese amigo fuese usted, qué haría?

Seguramente no se levantaría tarde ni esperaría hasta las 12:01 para decidir cómo usar el dinero. De hecho, empezaría desde el día anterior a planificar exactamente cómo gastarlo, pues si no planificara cómo empezar a gastar ese dinero desde las 12:01 a.m., podría perder una buena parte. Y perder dinero es algo que a la mayoría de la gente le disgusta.

El anterior ejemplo de la herencia sirve como ilustración para discutir la administración del tiempo, porque al igual que el amigo de esta historia, a cada uno de nosotros se nos depositan diariamente, 1,440 minutos en nuestra “cuenta de cheques”, que es la vida. También nosotros tenemos términos y condiciones: antes de las 8:00 a.m. se nos habrá descontado automáticamente 480 minutos, cada hora se nos restan 60 minutos y al final del día, nuestra cuenta quedará nuevamente en cero.

Lo irónico del asunto es que si tal herencia fuese realidad, seguramente muchas personas harían todo lo posible para no perder un solo dólar de ese depósito matutino; pero por alguna razón no actuamos así con ese tesoro mayor que es la vida. Se nos olvida que el dinero puede recuperarse, pero el tiempo perdido no. La vida es una sola.

Al reloj de nuestro tiempo se le da cuerda una vez en nuestra vida, para que camine hasta agotar la energía que se nos dio al nacer. Nadie sabe cuándo se le acabará la cuerda, por lo tanto, hay que vivir y aprovechar al máximo cada momento. Debemos usar en beneficio de la humanidad, el talento y la energía que se nos dio.

Un bien escaso e irrecuperable

Un bien escaso e irrecuperableUn bien escaso e irrecuperableSi hay personas que deben aprender a administrar lo mejor posible ese depósito diario de 1,440 minutos son las personas emprendedoras; especialmente cuando están iniciando su empresa y los recursos financieros no son suficientes. En tal situación se debe tratar de disminuir cualquier costo que haga más pesado el despegue empresarial, para lo cual se debe trabajar un mayor número de horas y hacer todo tipo de labores. En esto último se debe tener especial cuidado, pues en ocasiones hay que hacer de chofer, mandadero, vendedor, cobrador y, además, dirigir el negocio. ¿Qué hacer primero si todo es necesario para que funcione la empresa? ¿Qué hacer para que el tiempo me alcance? Son preguntas recurrentes en la atribulada cabeza del emprendedor o emprendedora principiante. A continuación, algunas recomendaciones que pueden ayudar en la administración del tiempo:

1. Defina claramente los objetivos y metas de su empresa.

2. Planifique con el debido tiempo las tareas y funciones que realizará cada cierto periódo; sean días, semanas o el mes entero.

3. Defina prioridades y tareas críticas que sean requisito para poder realizar otras.

4. No confunda lo urgente con lo importante.

5. Establezca metas diarias alcanzables, de lo contrario terminará su día con cierto nivel de frustración.

6. Determine una cantidad de horas para trabajar. Se es más productivo cuando se tienen tiempos limitados. Además: usted necesita descansar y atender a su familia.

7. Registre sus compromisos en una agenda. Puede hacerlo en su teléfono celular, inmediatamente adquiera un compromiso.

8. Si tiene que realizar algún recorrido fuera de su trabajo, planifique su ruta. Así ahorrará tiempo y dinero.

9. Delegue en sus colaboradores lo que pueda delegar. Supervise, no centralice.

10. No tome decisiones presionado por el tiempo. Decisiones en poco tiempo, después, nos roban más tiempo.

11. Utilice los últimos 20 minutos de su jornada para hacer un balance del día y revisar la agenda del día siguiente.

12. Sea puntual y, en la medida de lo posible, pídalo a su personal y proveedores. Para lograr esto, lo mejor es dar el ejemplo.

Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo, todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Ésta es la gran paradoja.

La hora nica y su impacto en la economía nacional

La puntualidad, recomendación que pusimos de último, es uno de los principales valores que urgentemente debemos rescatar en nuestro país. La famosa “hora nica” que tanta gracia hace a muchas personas es un hábito sumamente dañino para la economía nacional y para la sociedad en su conjunto.

A fin de ilustrar su daño económico, hice una relación entre el Producto Interno Bruto (PIB) y la Población Económicamente Activa (PEA) de nuestro país, principal contribuyente a la formación del PIB. Por ejemplo, si el PIB de 2005 fue de US$4,670.8 millones de dólares y la PEA de ese mismo año era 2.3 millones, encontramos que cada sujeto activo de nuestra economía aporta US2,030 dólares a la producción nacional en un año. Si hacemos unos cálculos adicionales determinamos que trabajando un promedio de doce horas diarias, cada miembro de la población económicamente activa aporta US$0.48 dólar por hora a la economía.

¿Y qué impacto tienen en nuestra economía, si cada día del año la PEA en su totalidad pierde una hora de trabajo por impuntualidades? Muy sencillo, multiplicamos el aporte de cada hora (0.48 dólar) por la cantidad de sujetos activos (2.3 millones) y veremos que una hora perdida por cada miembro de la PEA al día, significa que el país pierde en esa hora la nada despreciable suma de US$1,066 millones de dólares. ¿Qué les parece? Y pensar que cuando he impartido clases aún en nivel de maestría trato de explicar la importancia, por no decir la obligación de las personas más preparadas de colaborar en cambiar ese antivalor de la “hora nica”, pareciera que pido realizar actos de magia. Es impresionante la cantidad de excusas que se argumentan para justificar ese al hábito.

La competitividad de una empresa pasa necesariamente por su puntualidad, es decir, la puntualidad de cada miembro de la misma para cumplir sus tareas. Tal vez ahora se comprenda por qué ciudadanos de otras naciones brindan tanta importancia a la puntualidad. Si en un pequeño país una hora de impuntualidad significa perder un millón de dólares, imagine usted lo que significa en una economía diez o cien veces más grande que la nuestra.

Emprendedores y emprendedoras, aportemos al emprendimiento de la cultura de la puntualidad. Ella nos llevará a una mejor administración de nuestro tiempo y elevará nuestra competitividad.

Tomado del periodico El Nuevo Diario, Managua, Nicaragua.
Sección: Emprendedores
Domingo 30 de Septiembre del 2007.