El ABC de la calidad estilo japonés

Las cinco eses

Arnulfo Urrutia



Es muy común escuchar hablar de calidad o de gestión de la calidad, o calidad total; pero todo parece indicar que existen diversas maneras de entender la calidad. Tal vez si existiera un “calidadómetro”, se podría entender de la misma manera en todas partes. Ante las variadas interpretaciones de lo que es calidad, las empresas y los consumidores hemos recurrido a la utilización de la calidad comparada. Por ejemplo, antes de la segunda guerra mundial, al hablar de industria y tecnología, se hablaba de la calidad alemana. Cualquier producto de otro país era comparado con su equivalente alemán. De esa comparación dependía su aceptación o rechazo. Pero desde hace aproximadamente unos treinta años, el mundo comenzó a utilizar otro parámetro de comparación, la calidad japonesa. El país del sol naciente, como también se conoce a Japón, ha desarrollado un sistema de calidad tal, que en nuestros días hablar de productos japoneses, es hablar de lo mejor en tecnología y rendimiento. Esto le ha merecido el reconocimiento del mundo entero, y por supuesto, la calidad de su producción catapultó a esa nación, en ruinas después de la segunda guerra mundial, y en la actualidad es una de las ocho potencias económicas del mundo.

Hoy vamos a conocer un poco sobre este interesante y a la vez sencillo método de trabajo, llamado las cinco eses. Metodología que surgió por iniciativa de la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros con el objetivo principal de eliminar los obstáculos que impiden una producción eficiente y mejorar la higiene y seguridad durante los procesos productivos. Sin embargo, este método de trabajo es aplicable tanto en un taller de mecánica, en una planta de producción alimenticia, en el escritorio de una secretaria, como en la vida personal. Las cinco eses no nos hablan de lo último en tecnología, pero sí de lo primero que hay que aprender para mejorar la calidad del ambiente de trabajo y la calidad de nuestros productos o servicios.

Seiri: clasificar (lo que no sirve, que no estorbe)

Es necesario clasificar y separar las cosas que sirven de las que no, o las que están en exceso. En palabras sencillas, Seiri es “ordenar una cantidad de objetos cualquiera, por clases, tipos, tamaños, categorías o frecuencia de uso”. El Seiri lucha contra el hábito de guardar cosas “por si acaso” pudieran ser necesarias algún día. Ayuda a mantener el área de trabajo limpia y ordenada.

Acciones recomendadas para aplicar el Seiri

Se bota todo lo que se usa menos de una vez al año.

De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez al mes, se aparta (por ejemplo, en la sección de archivos, o en el almacén de la fábrica).

De lo que queda, todo aquello que se usa menos de una vez por semana se aparta no muy lejos (en un armario, o en una zona de almacenamiento).

De lo que queda, todo lo que se usa al menos cada hora, debe estar al alcance de la mano.

Beneficios del Seiri
Se liberan espacios.

Se ubican herramientas o documentos “perdidos”.

Se conoce mejor el área de trabajo.

Se eliminan objetos inservibles.

Existe una menor probabilidad de accidentes.

Seiton: ordenar (un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar)
En esta etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con el objetivo de evitar, tanto las pérdidas de tiempo, como de energía.

Acciones recomendadas para aplicar el Seiton
Organizar racionalmente el puesto de trabajo.

Definir las reglas del orden de la oficina o taller.

Asignar un lugar específico para guardar los objetos y herramientas.

Clasificar los objetos por orden de utilización (los objetos de uso frecuente deben estar más cerca).

Estandarizar los puestos de trabajo.

Lo primero que entra es lo primero que debe salir (órdenes de trabajo, inventario).

Beneficios de Seiton

Nos ayuda a encontrar fácilmente objetos o documentos, economizando tiempo y movimiento.

Facilita el regresar a su lugar los objetos que hemos utilizado.

Ayuda a identificar cuándo falta algo.

Da una mejor apariencia.

Seiso: limpiar (elimine la suciedad y el mal aspecto)
Una vez que el espacio de trabajo está despejado (Seiri) y ordenado (Seiton), es mucho más fácil limpiarlo (Seiso). El incumplimiento de la limpieza puede tener muchas consecuencias, provoca incluso anomalías o malfuncionamiento de la maquinaria y equipos.

Acciones recomendadas para aplicar el Seiso

Limpiar lo que se va a utilizar antes de empezar a trabajar.

Antes de salir, al final de la jornada, dejar todo como uno mismo quisiera encontrarlo al día siguiente.

Utilizar los sitios y recipientes apropiados para tirar los desperdicios, envases, papeles, etc.

Beneficios de Seiso

Alargamiento de la vida útil de los equipos e instalaciones.

Menos probabilidad de contraer enfermedades.

Menos accidentes.

Mejor aspecto del lugar de trabajo y de las personas.

Ayuda a evitar mayores daños a la ecología.

Como podemos observar, las tres primeras eses tienen que ver principalmente con el lugar de trabajo. Ahora conoceremos las últimas dos, las cuales están más orientadas a la persona.

Seiketsu: mantenimiento (no ensucie y limpie menos)

El Seiketsu, o limpieza estandarizada, pretende mantener el estado de limpieza y organización alcanzado con la aplicación de las primeras tres etapas. En esta etapa, o fase de aplicación (que debe ser permanente), son los trabajadores quienes diseñan mecanismos que les permitan beneficiarse a ellos mismos. Se imaginan ustedes ¿cómo se verían de limpias nuestras ciudades, especialmente Managua, si todos aplicáramos el Seiketsu en nuestras vidas?
Acciones recomendadas para aplicar el Seiketsu
Hacer evidentes las consignas: cantidades mínimas, identificación de las diferentes zonas del centro de trabajo.

La basura a su lugar.

Favorecer una gestión visual.

Estandarizar los métodos operativos.

Formar al personal en los estándares mínimos de trabajo.

Beneficios de Seiketsu
Mejora nuestra salud.

Desarrollamos mejor nuestro trabajo.

Facilita nuestras relaciones con los demás.

¡Nos sentimos y nos vemos mejor!
Shitsuke: disciplina (mantenga buenos hábitos)
Es una etapa de control riguroso de la aplicación del sistema: los motores de esta etapa son una comprobación continua y fiable de la aplicación del sistema cinco eses (las cuatro primeras S en este caso) y el apoyo del personal implicado.

Es el cumplimiento de un conjunto de leyes o reglamentos que rigen, ya sea a una comunidad, la empresa o nuestra propia vida. Requiere del entrenamiento de las facultades mentales, físicas, espirituales y sociales.

Beneficios de aplicar las cinco S

Como podemos deducir, la aplicación de esta metodología de trabajo brinda los siguientes beneficios: a) Genera un ambiente de trabajo más seguro. b) La productividad y la eficiencia se aumentan. c) Se forman buenos hábitos y actitudes en las personas. En conclusión: el beneficio final es una mayor calidad en la producción y los servicios. Ah, y algo muy importante: se evitan los desperdicios por malas prácticas, y al evitarlos, se disminuyen costos, y disminuir costos da mayor competitividad.

Tomado del El Nuevo Diario, Managua, Nicaragua.
Sección: Emprendedores.
Lunes 4 de Febrero del 2008.